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Photo by Luis Villasmil on Unsplash

作者:每青,当过空姐卖过茶叶的纽约律师,作家,娃妈。作者公众号:每青在美国(ID:meiqingzaimeiguo)、曼岛荒言(ID:mandaohuangyan)。

敏感的小伙伴们可能已经注意到了 — 标题里,“错”这个词我用的有些“大”了。(职场上人无完人,个人风格也都不尽相同,许多事并非是“错”,只是换个角度看、可以稍作改进之处。)而这,就是今天想跟朋友们分享的第一点体会:

01

用词夸张

我初入美国职场时,是很容易惯性地用词过于“夸张”。那时刚刚毕业,难免还有校园思维和论文体;而无论口语表达或是文字表达的尺度,把握不恰当的话,却可能给对方以深刻偏见、造成误会。

举个例子:

会议室里,同事 A 讲了一个方案。你觉得还行,但是我们有另外、不同的想法。很多朋友们本着尊重对方的精神,在接下来发言时可能就会先夸奖、肯定对方一句,再接着讲述自己的不同方案。

那么怎么个夸奖法呢?二十二岁的我,就会(不假思索地)脱口而出:“这是一个 great idea(极好的主意)!但是我有个不同建议……”

其实,什么样的思路可当得起“极好的”这种形容?— 战略级别的优秀、能造成本司业绩大幅上扬的,差不多可以称它为“a great idea”。

如果实际上按部就班平平常常的一个方案,我们直接先把这顶极高的高帽子抛了出去;接下去,却一个 180 度大转折,叙述自己和对方并不一致的思路;会给与会人员一种油腻套路感,也就是说,把我们自己口中说出的评价、直接自打了折扣,相等于,告诉全体成员:我说话很虚、也不用太拿我的话当真。

这是很微小的一个词汇运用习惯,而且是非母语者身上特别容易发生的 — 我们对一种语言越不够熟悉,词汇精准度就越低,仿佛一把刻度粗疏的尺子,从而就容易自然而然地使用过大的形容;但是很多时候我们的上级、同事并不能够理解这一点。即便极为心细、理解入微的人,他们听在耳朵里也还是不舒服的,心中至少嘀咕一句:“此人英文不太灵光、讲话不够得体”。

▲ Photo by Jason Goodman on Unsplash

那怎样表达会更尺度贴切呢?给我一个时光机,我会飞回去这样做:首先感谢对方的发言。肯定了对方的方案是解决问题的方法之一,并且承认它“有可能是个良好的方案(possibly a good way),但是我们有一些不同的想法……” — 这才是对于我们内在思路的中肯、真实而准确的呈现。不会造成“夸张”、“油腻”、“虚伪”的印象。

当然啦,日常交往中,我们赞扬对方“What a great party(you hosted)!”完全没问题 — 在日常社交中,热忱而夸张是被允许的,大家都懂这仅仅是出于礼貌。工作当中的标尺则不太一样。

像我当年那样混乱的、可替换的使用 great/solid/good 等等词汇、随随便便就“the best”的话,只会让人觉得不靠谱、一团孩气。我们在职场上说话、书写时,尺度越精准、分寸感越强,就越能形成稳重而专业的气场,赢得团队的敬意。
 

02

不够自信,也不敢伪装自信

这是上面一枚硬币的有趣背面。因为之前各种各样职业,从茶叶采购到空姐,从翻译员到商业分析师,零零总总的工作经验敲打之下,我渐渐养成了一种不太会脱口而出,较为和缓、委婉审慎的说话方式。重回校园读法学院期间,各种实习中也算是很顺利。

然而,在正式入职律师事务所的头一个月,我就收到合伙人登门而来给提的一条意见。(能诚实地给我们提出意见的上级,实在非常值得珍惜;许多上司并不扶持下属,会冷眼看着我们一点点错下去,最后致命错误时直接炒掉。)

他说,you need to be more assertive(Assertive,“断定的”、“断言的”、甚至“过于自信的”意思。)。我马上就追问他具体指哪些方面需要我更“断定”?— 我仅仅是一个“未满月”的新律师,还是硬着头皮挤进了一个实习中并没太多接触的组里,人嘛也不熟事嘛也不懂,行业基础知识几乎为零,这叫我怎么可能“断定”得起来??简直一头雾水。

他解释道:“不是你说话的内容;内容可以。我今天进了你语音留言信箱,你那个‘哈喽’说得太软!”

我恍然大悟:他指的是语气语调,要更自信一些,要听上去胸有成竹(哪怕实际上连个竹笋都莫得)、能让客户即刻产生信赖感。毕竟不再是“见习的学生”,而是律师了。

于是我练了一晚上气沉丹田的“哈喽”一词。压低压低再压低音频,抬高抬高再抬高音量。对着镜子说了能有几千次吧。录下来给自己听完给男朋友听。第二天一早重新录了答录机自我介绍。楼道里再见到同一位合伙人,大声对他打招呼。他笑的非常开心,说这个哈喽满分了。

其实英文谚语里说“fake it till you make it”(假装、直至你成功)是很有道理的。当我们自觉资历不够时,反而特别要练习“听上去”的自信感;不然,周遭的团队成员或者客户就更加难以放心给予我们机会。哪怕再心虚,也能通过反复训练,从音量、语调、语速中给人以可靠、不虚弱的印象。

我记得整个律所时期,我都强迫自己说话提高分贝。我本身是音量低弱的人,稍微大声嗓子就疼;但是作为律师,非得学会“中气十足”的发言不可。电话会议还稍微容易些,离话筒近点就是了;当面会议特别要提醒自己拿出平日生活中百分之一百五十的音量与“强势、犀利感”,这样对方听起来,才是“正常的”。

▲ 《Emily in Paris》

最近看《Emily in Paris》,里头法国同事们问美国来的 Emily 为啥开会说话要“喊”时,真真把我笑倒!是的,美国人开工作会议,嗓门不大的话,直接就没人听你说啥了。非得喊麦不可。同时,放慢语速,也是一个法宝。说得越稳越慢,越容易给人以胜券在握的印象(其实还多出来了时间慢慢选词择字,一箭双雕)。那位教我“be assertive”的合伙人,自己就说话极其之慢、尤其面对客户时。总让人觉得,他话里有话、余味悠长。

后来慢慢地我也练出,无论对方问什么棘手的问题、心里再怎么打鼓没底,都可以大声地、(似乎)充满信心地、慢慢答道:“嗯,我听到了您的问题。这,是一个值得深入探讨的问题。我已经有个初步的想法;容让我暂时圈出它,把它带到线下、周详斟酌之后,再给您一个完善成熟的答案。好,我们来看下一条……”— 再不会像最初那样,连答录机留言都留得心虚气短了。当然,也是因为通过学习、磨练,不断收到正面反馈,从而渐渐地作为一名律师的信心与底气确实充足了起来。

当我再看到初入职的新朋友们,总想悄悄地告诉他们一句:没关系。你没底,可同届的人,都没底。连上面两届的人,别看她/他们给你交代任务、她/他们也各有各的“没底”。不要紧。放心去做。先练出“自信”口吻来,就已经在顺利开展工作的第一步中大大成功了。

03

放弃向上管理

刚刚进入职场或者来到一个陌生岗位时,我们很容易沉浸于给自己“补课”、把精力放在学会具体工作内容上。在这个惯性之下,有时就会忘记了整理出一个更有大局观的工作思路,甚至完全没有向上管理的心思、只是接兵乓球一样左支右绌着应付一个又一个的任务。越做越忙,越忙越乱,付出了不少精力,然而感觉工作效果也并没有被上级所欣赏、处处不顺利。— 这是挺普遍的、很正常的现象。

我在最初上班时,是远远不懂得向上管理的。而一百位职场新生里,能把向上管理做得极佳的那两三位,自然就非常出挑。提起“向上管理”,这个有点“烂大街”了的词汇可能时常被大家所误解。

要说到底什么是向上管理,首先要了解,它不是什么。绝对不是“越俎代庖”,绝对不是“溜须拍马”,更加不是“敢跟上司正面刚”,这四个字本身带有歧义。我们不如暂时管它叫“设身处地、良性沟通、预期磨合”。

无论对甲方还是上司,如果能够从对方的角度看待问题,能够深刻地理解一桩桩派发下来甚至还未曾派发下来的任务背后的“目标”,能够尊重配合对方的工作习惯,并且能够在此基础上让对方逐渐了解我们的工作习惯、成功磨合双方的预期,那么,我觉得这就是做得非常到位啦。

说白了,向上管理的目的,无非是做有用功、优化在对方眼中的工作效绩 — 不是成果,是效果。这两者是有一定区别的。

比如,对待几乎每一封邮件,同事 A 都是“秒回”,有一次她却用了 30 分钟才回复。而同事 B,从不秒回,总在 10 分钟左右。常年如此。无疑 A 给自己的工作强度、工作要求非常高,成果也不错;但是很有可能在上级心目中,B 比 A 要更“靠谱”。也就是说,B 达到的效果更佳。因为 B 没有偏离自己已经给对方培养出来的预期。这是牵涉到人、我双方的事情。

想要做到设身处地地理解对方,首先要足够了解上级的类型。

 

1、严谨而事必躬亲类的,对他们做“向上管理”需慎之又慎。

这一类经理/合伙人/老板/客户本身有严密、细致的工作计划和优先轨迹,控制欲相对较高,随着轨迹被打乱而产生的焦虑感也就相对高;我们稍微跳跃、做了与框架流程不全然吻合的事情,都会导致他们皱眉。

当某位上级精细入微到连 Excel 边框都会亲自检查是否为她/他喜欢的粗细度时,咱们猛然拿一个关于案子的“新思路”出来,对她/他而言不是惊喜、是惊吓。要知道,因为她/他的焦虑、紧张度高,他们看到我们一件事情上的“偏离”,就不知道我们还在其他多少她/他看不见的地方做了改动,就会联想到他们的整个框架都被打乱了,这对他们来说是灾难性的事情。

不如(至少在合作的一开始)紧紧跟随在对方的步骤内,她/他没有新的指示,就原地待命。— 这可并不像听上去那么简单哟。

对于很多心态积极、思维活跃的朋友们来说,叫他们忍住一百个主意啥都不做,可比放手去做挑战多了。假设,这样的上司发下来一单任务却给予没有明确的模板;等候了一段时间之后不妨去提醒一句(绝对不是催她,而是简单陈述这个“任务收到、尚未收到模板,等待中”的事实) — 她/他会很开心我们对于完美模板的追求、说不定正在打算按下电话键跟我们沟通此事;如果自作主张使用了并不合其心意的文稿模板,则事倍功半。

总之遇见这类上级,常常多做不如少做,严谨不错远远比赶进度更重要。

 

2、而如果领导是散漫、跳跃思维,工作上注意力容易转移的那一类。

就相对需要我们更积极地“向上管理”,或者说在更多方面协助他、组织和推进项目,也要练出可以随时打断自己的眼下工作、配合他调整优先顺序、做他这一刻认为最重要的事。

从前我遇见过一位合伙人,常常会上午 10 点半忽然冲进来说“11 点半跟我去开会,PPT 你准备一下。”于是我放下手里的一切,一边请秘书改约之后的 N 个会议,一边紧赶慢赶所需要的会议材料。45 分钟出演示稿是家常便饭,还来得及给他留十五分钟看稿子、提一轮修改意见。边框粗细不要紧、只要把他想讲的“卖点”都囊括了,就达标;能插入俩笑话,就超标。反正他重视的是概括面,而不是精细点。

同时,这位合伙人在所里也是著名的“天马行空、难以管理” — 发邮件给他催稿,大概也就永远不回吧;打手机,静音的;急需他过目签字的东西,只有两种办法:一、人在办公室里的话,趁会议间隙站在他眼前“逼”他立刻阅读、签字;二、人不在办公室的话,追出去。

有一次晚上 8 点钟客户方面首肯定稿了一单文件,可以出正式律师备忘录了,当然是需要合伙人本人签字的。这位合伙人没有预留签字的习惯,他办公室又黑灯了。打电话、发短信、发邮件都杳无音讯。

幸好提前在合伙人秘书那里看过他的工作日历(跟“大秘”们保持良好关系,简直不能更重要),知道他应该正在出席某个活动,找了同城快递人员跑到酒会场所门口举牌子蹲等;然而活动结束了我们领导也没有出来!(后来才知道他临时溜去看拳击比赛了……)又麻烦快递小哥跑到他家,花了四程的加急快递费、满城追踪此人大半个晚上之后,终于拿到了签字。

事情嘛很简单,但是客户一边催着(“律师函呢??你们自己给的稿子我们批准了之后怎么还怎么慢??”),我一边打着哈哈哄着(“他在一个颁奖礼上,很快、很快就散会出来了。签字件今晚一定出来,放心。”)一边全城找人,也有种“玩的就是心跳”感。

那一次“心跳”之后,我就学乖了 — 每回老板下班了而我手上还有可能需要他手签的活儿时,我都觍着脸很八婆地问一句:如果需要的话,今天在哪儿可以找到你。(这问题本身也就提醒了他:瞧着点手机……)

当然啦,这一类的领导,正因为其较为粗放型的管理,下属才得以有更多的“个人发挥”空间,有机会大量接触客户,独立负责项目,并增长应激能力。他反正只是要一个大的总体结果,并不太算小账、不会在意我花了多少快递费。

良性沟通,其基础也是,要对对方有足够的了解。他/她的作息、工作习惯我们知道得越多,越容易把握沟通的效率。什么时间上级更加“有空”,是早 7 点、中午 1 点、下午 5 点、还是晚上 11 点钟?何种沟通对他来说更有效,纸面、电话、语音、还是当面?尽量避免一大早找一个夜猫子问问题、半夜了求一个早起者看文件,避免跟喜欢讲电话的人写长篇邮件、或喜书面沟通的人大段答录机留言汇报事情,这样才能避免我们“撞枪口”或者一遍遍做重复工作。

要了解对方的语言习惯。合伙人 A 口中的“还行”可能与合伙人 B 的“还行”意思差了十万八千里。有可能一个是要返工重做,另一个已经是高度褒奖。

(有的朋友看到这里可能觉得很委屈了,“为什么一直我要揣测着别人?他们自己为什么就不能说清楚一点呢?”没关系,一、他们也有他们需要努力揣测其心意的人,大概率老板活得比咱们更累;二、等我们到了同等位置,可以再考虑沟通上做得比他们更完美嘛。)

其实很多著名“难搞”的领导,如果我们设身处地理解了他们的初衷,懂得他们的雷区在何处,细心地避开,成功地配合辅助他们,那么我们在对方眼中将是难得的宝藏(相信我,“难搞”的合伙人,自己知道自己“难搞”的,他们遇见一个合作顺利的下属,也不大容易),会被加倍倚重。反而可以将“难合作”的人最终化为职场上的良师益友。

最后,预期的设置。

像开头那个例子里一样,我们每一次回复的速度、沟通的频率和内容,其实就是在一点一滴的“培养”对方对于我们工作的预期。培养出了我们想要的预期之后,要尽量呆在预期内、不跑偏。比如,我们已经连续两周就连改动上级一个标点都要汇报的话,偶尔一次删掉了整个句子而不汇报,就是大大的跑偏!因为等她/他发现时,会觉得这是一个如此出乎其意料的“事故”。

而如果我们已经一整年都独立撰稿、独立谈合同,这一天忽然因为删掉了一句话而去问老板的批示,他/她也会觉得我们是不是发烧烧糊涂了、以至于如此的不尊重他/她的时间。

时间上,给自己留有一定的余地,我个人觉得是个特别好的工作习惯。这不(光)是“摸鱼”的意思,而是,更加合理地使用时间。回复写完了,可以先不急着发出,设置一个 10 分钟提醒弹窗,然后去做下一件事。既不会忘掉,又可以在过一会之后再读一遍。有时,我们当即之下的反应、语气,不一定是最最合适的。

再比如,回复正文完成之后,花上一分钟,细看一遍是否所有应该被抄送的人员都在抄送栏里;有没有人被对方刻意漏掉,有的话为什么?要不要再添上去?添上去时该不该密送?多了这位收件者之后,正文要不要做任何改动?— 多想多思考,不急着第一时间交稿。常常会有意外收获。自己的工作节奏,一定程度上,是由我们自己把握的。在任务确实无法完成(太多、太超前、责任范围超出)时,一定要第一时间向上沟通。

▲ Photo by Jason Goodman on Unsplash

记得掌握向上沟通的技巧:不要只沟通问题 — 确实没有上级想听一个又一个的新问题 — 要给出答案,至少给出我们能想到的、最佳解决办法之一。

比如,与其说“这个项目光靠我不可能完成的呀!明明都不是我的责任范围!”不如说“这个项目还需要 XYZ 部门的配合;我初步跟 XYZ 接触过了,他们持一个开放心态,我想如果您可以帮助我在邮件链上确认一下,会对大家共同完成这个目标大有助益。邮件两分钟前已经抄送您了。”

对于上级能够给予什么样的帮助,基本上描述得越具体越好;在向她开口前,一定要做足功课、有备而来。你替她把功课做得越多,她就越能感到你不是(至少不仅仅是)在抱怨。

就算最后项目因为各种原因没有如期完成,从你每一次的沟通问题以及提供解决方法之中,上级也已经看到了你所遇见的阻力,知道了你确实付出了努力、也动了脑筋,没成,不(全)是你的错。这总比一言不发,到最后忽然来一个游戏通关失败,要让她容易接受得多。

当然了,上述一切,都在公司是个正常公司、老板也是正常老板、并没有变态到 PUA 程度的框架内进行讨论的。遇见那种完全不值得与其共事一场的有毒上级,我的建议通常只有一个字:“走”。祝大家,都能成功地“设身处地、良性沟通、设置合理预期”,都能尽量将工作日顺利而愉快地度过,并达到最优化的效绩。

 

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