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时间管理越高级 就越能创造时间吗?

作者:非非马,而立之年赴英学电影,曾为著名文化国企英国子公司创始人、总经理。现为斜杠青年,创业者/写作者/中英电影节英国首席代表。本文初版来自:非非马FM(ID:feifeima-uk)。
 
不知道你是否也和我一样:有很强的时间焦虑感?
 
总想做很多事情,也看上去在做很多事,可忙忙碌碌一年下来,却发现自己最最想做的事情并无真正进展。
 
有很多读者会误以为我是个时间管理能力很强的“斜杠青年”,然而很遗憾,我并不是。
 
年龄愈长,紧迫感和时间焦虑愈强。
 
所以,我前阵子特别看了两本书,《深度工作》和《创造时间》,试图寻找关于时间管理之道。
 
被《纽约时报》、《华尔街日报》、《经济学人》力荐。作者卡尔·纽波特,麻省理工学院计算机科学博士,畅销书作家。
 
主要讲的是我们为何要“聚焦”,不被日常的“肤浅工作(shallow work)”和“屠杀掉我们时间的分心项(比如邮件、智能手机和电视等)”分散掉我们有限的时间和精力,通过“刻意”地聚焦于深度工作,创造出对我们而言真正有价值的成就/成绩。
 
美国亚马逊 2018 年商业畅销榜榜首书籍。本书由杰克·纳普和约翰·泽拉兹基合著。杰克是谷歌风投“设计冲刺”流程发明者,被誉为“最杰出的产品设计师之一”。约翰在加入谷歌风投之前曾是 Youtube 首席设计师,也是《华尔街日报》的专栏撰稿人。
 
核心是告诉我们要为自己认为最最重要的事情“强行排出专门时间去执行”,我们应提前规划好每一天的“最重要”、每一周/月/年/阶段的“最重要”。
 
一句话总结,这两本书告诉你,如何把时间用在刀刃上。
 
读这两本书,我的收获还是很大的。今日就来分享下我的读书心得体会,希望对大家有参考价值。
 
01 时间焦虑的本质是成就焦虑
 
我们为什么会有时间焦虑?
 
我想,只有先想清楚了这个问题,才能真正解决它。
 
深究“时间焦虑”的背后,我认为其实还是一种“成就焦虑” — 我没有在我所付出的时间里,取得我所期待的“成就/成绩/结果”。
 
诚然,这世上的确有很多事情并不是付出就会有好结果,但这样的“因果”讨论,也并不在“时间管理”讨论的范畴。
 
“时间管理”话域里所讨论的,是“成效产出”和“时间资源分配管理”呈直接相关的“投入产出”讨论。
 
简单说就是,抛开做事本身的方法论,抛开天时地利人和以及运气的因素,我们怎么花我们有限的生命时间,最容易接近/达成,我们最想要的“人生”。
 
探究到这里,那个最根本的问题到底是冒出来了 — 究竟什么样的人生,是我们最想要的人生?
 
我的好朋友,就职于麦肯锡的秋天(Autumn),有句话说得我极其赞同:
 
管理时间,意味着管理生命的意义。
 
— from《如何有时间成为自己》
 
所以,要解决时间焦虑,首先是要解决那个终极生命问题:我最想把人生过成什么样?
 
而这个问题,是任何一本书、任何一个他人(无论 ta 多厉害多智慧)都无法告诉你或者建议你的。
 
02 如何确定自己的“最重要清单”?
 
我曾经在《你也在寻找人生方向吗?》写过:人生的目标和意义是需要我们主动去“寻找”和“建立”的,这也是一个阶段性的变量,可能需要不断地自我寻找与重新定位,而且,它无法假求他人,只能向内求,自己找到那个答案。
 
为什么会特别提“向内求”这一点?
 
因为我发现经常都会有读者就一些非常重大的人生选择问题来咨询我的意见。其实,这些问题旁人并无法提供真正有价值的建议。
 
我始终觉得,在人生这道题上,小问题,可以听建议,大问题只能听内心。
 
学会听内心,建立独属于自己的那份“最重要清单”,是每个人一生逃不开的必修课。
 
可我也发现,很多人的焦虑,正来自于:不知道自己到底想要什么。
 
我自己的一点点经验是:我们的天命所在,常常是那些做起来最感到开心,最有成就感,没有任何人逼迫,也能长时间坐得住,心甘情愿投入给它大量时间的事儿。
 
《创造时间》这本书里引了霍华德·瑟曼的一句话:
 
“不要问自己这个世界需要什么。问问自己,让你焕发生机的是什么,然后就去做。因为世界需要的就是焕发生机的人。”
 
我想,霍华德所提到的“焕发生机”的状态,就是那种做起来最有劲头和兴致,最能激发自己生命力的状态吧。
 
“最重要清单”,注定是一个因人而异、没有标准答案的 list(清单)。
 
03 划定“最重要”的意义,在于节制和舍弃
 
时间管理是生命意义的管理,同时,很重要的一点,也是欲望管理。
 
划定“最重要清单”,它最大的意义是告诉我们节制和舍弃,真正分出优先级。
 
什么都想要,就没有“最重要”。
 
我反省我自己,虽然在思考层面上,我很清楚我的“最重要清单”,可在实践中,我繁盛的欲望,却让我在执行“什么都想要”。
 
可哪能真的什么都要到呢?不分出绝对重点,自以为什么都在抓,最后的结果是,的确也抓住了一些,可却并不是自己内心深处最最最看重的。
 
这两年来,尤其是今年,最困扰我的,就是我一直没能如计划写出书来。我直到最近,才真正开始启动这件事。
 
我就是典型的,没有做好节制与舍弃,造成了知行不合一。
 
我相信,这也是很多人身上多少都会存在的问题。
 
就如同我们不可能给一天的 to do list(待做清单)列出无限长,放长到一生来看,也如是。
 
一页纸写不下的任务清单,生活里也容不下。
 
— from《创造时间》
 
04 行动的问题,要靠行动的力量来解决
 
如何解决时间管理中的“知行不合一”、不能真正聚焦“最重要工作”的困难,是包括我在内的很多人的通病。
 
正如《创造时间》和《深度工作》开篇就提出的问题:
 
如何创造时间专注于每天最重要的事?
 
如何有效使用每一点脑力深度工作?
 
到了实操层面,这两本书里介绍的技巧还是有很大参考价值的。
 
好的战术/技术,可以帮助战略落地。
 
行动的问题,终须靠行动的力量,也就是行动力来解决。好的行动力,一定程度上有赖于坚定的意志,但人的意志控制力终究有限,所以用一定的方法/技巧来保障行动力的到位,算一条聪明的“捷径”。
 
总结归纳两本书里的“干货”,我拎出几个我自己觉得很具实操性,有所启发的点:
 
1 重新设定惯例、规划时间
 
首先是要为“最重要的工作/深度工作”排出专门时间,并且,强制性地执行。
 
注意,专门排出时间和强制性执行,缺一不可。
 
不专门排进日程表,我们永远都会择易行之,这是人的本能;我们也会总是优先做时间敏感度高、看上去很紧迫但常常是并不能真正产生重要价值的事。
 
现实中,我们大多数人其实是懂这个道理的 — 要做看上去不那么紧急,但长远看最有价值的“深度工作”,但是,我们大部分人欠缺的都是行动上的保证。
 
所以硬性为最重要的事“创造出时间”,并强迫自己照此执行,形成新的时间管理惯例,最重要。
 
比如,我们可以划出每天的某一个时间段,或者是每一周的某几天,这些都是可行的办法。
 
《深度工作》的开篇举了大量的例子,从容格到比尔盖茨到 JK·罗琳,基本上有大成、尤其是突破性成就的人,都有为深度工作专门留出时间的习惯。
 
2 每日重点项只能是一个
 
前一天睡前或者醒来后第一件事,就规划好新一日的重点项和其它项。
 
每天的重点项只能是一个,然后是次重点项,以及一系列的附属小任务。
 
因为我们每日大脑高度集中注意力的时间很有限,各种研究表明,最上限大概是 4-5 小时。这个上限决定了我们通常只能优先保证一个重点项。
 
毕竟,如果是像写作这样的事情,光“启动”就要好一会儿,甚至是数小时、数日。
 
就算你只是写个项目介绍 PPT,进入最佳状态前的启动时间可能也需要 10-30 分钟。
 
3 找到精力指数和专注程度的峰值时间
 
到底该留出一天的什么时间段来作为处理深度工作的时间?
 
观察自己精力指数和专注程度的峰值时间。
 
将最佳状态时间留给最重要的工作。
 
精力和专注力,是两个都很重要的指标。它们有联系,但也有差别。比如精力好的时候,更容易专注,但如果一个时间段紧急的杂务多,即便精力好,也未必能做到专注,因为我们还有个“注意力残留”的问题。
 
打个比方,我早上起来一个小时后,开始了全天精力最好的时间段,我本该用这段时间来专注写作,但因为我跨时差工作特点以及日常团队管理的需要,早上起来后我通常都需要先处理一些非写作相关的工作,以保证日常管理和项目推进的进度不被耽搁。
 
这个时候,如果让我强行忽视这些“非重点项”,不管不顾地专注写上 5 个小时,反而会让我产生更大的焦虑。那些待办未办的事项,会让我形成“注意力残留”,导致我其实并无法真正高度专注地写,而是自动会分出部分注意力在那些事情上。
 
这个时候,我不如先设定出一个小时来先处理杂务,解决掉最急需优先安排的事情,抒解掉这部分焦虑,然后再集中抽出比如 5 个小时的时间来写作。这个时候,就兼顾了专注力和精力这两个指标。
 
4 巧用“冲刺设计”法
 
《创造时间》的作者之一杰克·纳普是谷歌风投的“冲刺设计流程”的发明者,他也在书里特别介绍了这个方法。
 
什么是“冲刺设计”?
 
就是连续安排出一段时间(可能是几天,也可能是几个月),聚焦地只解决一个重点项。这么做,往往效率特别高。
 
这一点,作为写作者,我是有体会的。
 
比如我写一篇需要两三天来完成的文章时,如果这段时间只聚焦这一件事,不让任何其它事的分心,状态会一直在线,各种素材会记忆得更清晰深刻,思考也会更深入,写出来的文章通常质量也更高。
 
干扰项和分心项一旦多了,每次再进入状态都需要些时间,整体完成速度会有所延缓,毕竟需要重新再回忆以及梳理一遍思路。同时,不断地“进出”思想房间,也会干扰持续深入的程度。
 
但每个人的习惯是不同的,也不存在定论。
 
比如村上春树每天固定只写 5 个小时,到时间就放笔。严歌苓也差不多是每天只写五六个小时。
 
所以,还是要观察自己的特性,可以多尝试几种方式,做好观察与记录,最终找到最适合自己的。
 
5 警惕容易造成“时间坑洞”的“小事儿”
 
《创造时间》里提到的“时间坑洞”概念,是我之前没有留意到的。
 
什么意思呢?
 
就是有些小事儿看上去很小,似乎你只需要花上两三分钟就做了,但它们往往意味着拉开了一个“序幕”,你做了这件小事儿,后面可能会因此要花上半个小时甚至更多的时间。
 
比如,你花了两分钟编辑了一个朋友圈,发了个自己颇满意的个人照片,结果点赞、评论花花花就跟上来了,你于是忍不住在接下来的半个小时里去反复查看“动态”,并忍不住回复点赞和评论。
 
结果 2 分钟的一个小行为,凿出了半个小时的“时间坑洞”。
 
“及时响应”回复某一条微信也可能带来同样的后果。因为你的回复,有可能就展开了一场持续 10 分钟甚至半个小时的“对话”。
 
说说我最近的一个现实例子。
 
双十一帮爸妈买了些衣服,结果衣服一到,大家都忍不住立刻拆包装。结果呢,拆包装只要 1 分钟,可它却砸出了一个小时的时间坑洞,因为看试穿你就会给反馈啊,然后还要提搭配建议,提了搭配建议又导致更多的试搭,然后又进一步给反馈和评价,看到围巾上起了球,甚至又拿出毛球修剪器来帮他们修剪毛球……
 
然后,你的“深度工作”时间段,突然就因此少了一个小时,甚至更久。
 
所以,预测当下行为是否会引发“时间坑洞”,这个“时间坑洞”是否在“重点时段”内,是我们需要格外留心的。
 
6 高度重视精力恢复
 
这一点,我们这种做起事情来就不惜力的人尤其需要注意。
 
人体这架精密机器要想长期良性运转,健康是第一位的。精力怎么恢复和精力怎么使用,具有同样重要的地位。
 
吃得健康、睡眠充分、合理运动、养成冥想的习惯,这是大家都知道的,而大家可能不太知道的一点是:
 
每天不要做到力竭了才去休息,切忌把油箱里的最后一滴油都用尽。
 
研究表明,哪怕提前短短 30 分钟休息,都更加有利于精力的恢复。
 
这是个很好的提醒。
 
因为我自己经常就会一直干到力竭才去休息。看上去是多了一点工作时间,但其实精力恢复受了影响,第二日的效率会打折扣。
 
力气睡一觉的确是会又有了,但力气的质量还是有差别的。要尊重科学。
 
在《创造时间》和《深度工作》这两本书里,作者都算“成功人士”,而且非常高效能,他们的习惯是,到傍晚五点或者五点半就停止全天的工作了,连邮件都不再回。
 
爱拼才会赢,是没错;但懂得休息,有持久稳健的续航能力,才能赢得更久。
 
所以,尽管我有时候也会忙到“每天只睡三四个小时”,但是我坚决反对这一点。如果有可能,请尽力保证每天睡够钟。
 
最后,引用《纽约时报》专栏作家大卫·布鲁克斯的话结尾:
 
伟大的创造性头脑如艺术家般思考,却如会计般工作。



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